¿CÓMO CONTROLAR LOS INVENTARIOS EN LOS ALMACENES PRODUCTIVOS DE HOY?

A lo largo de mi carrera como Ingeniero Industrial, colaborando con empresas de diversos giros, un problema común que he encontrado es un manejo deficiente de los inventarios de materiales, insumos, refacciones y productos terminados en sus almacenes.

Por un lado en la industria manufacturera se presentan constantes faltantes de materiales para producción, lo que genera paros en las líneas de trabajo o retrasos en las fechas de entrega de pedidos a los clientes. En el caso de empresas comerciales, los faltantes de mercancías provocan pérdida de ventas y hasta de clientes. Por otro lado en muchos almacenes se dan excesos de inventario en mercancías, lo que genera presiones financieras, desperdicio de recursos, deterioro y hasta pérdidas por mal manejo, obsoletos o incluso robos.

En la mayoría de los almacenes se repiten esos problemas a pesar de que se cuenta con sistemas sofisticados para el manejo de la información: los llamados ERP que integran todas las operaciones del negocio, desde ventas, compras, producción, inventarios, facturación, cuentas por pagar, por cobrar, contabilidad, nómina, etc. Dichos sistemas son caros y aunque representan una fuerte inversión para las empresas, son de gran utilidad en la mayoría de las áreas.

Lamentablemente en materia de control de Inventarios los sistemas comerciales aportan muy pocas herramientas de trabajo para la toma de decisiones que mantengan existencias suficientes, a tiempo pero sin excesos. Otra situación que juega en contra de las organizaciones en este mismo tema, es la falta de personal calificado para el manejo de Almacenes e Inventarios.

A lo largo de más de 10 años como asesor y consultor en estas áreas, he podido conocer la falta de conocimientos del personal. Muchos almacenistas no conocen y por lo tanto no aplican los principios básicos y funcionales de todo almacén, desconocen las técnicas y procedimientos requeridos como el PEPS, la economía de movimientos, los reglas para un acomodo óptimo de mercancías, la aplicación de las 5 “S” japonesas, etc.

Hay muchos encargados empíricos que nunca aprendieron a realizar un correcto conteo físico del inventario, no llevan hábitos del registro de entradas y salidas al momento, no tienen certeza entre la existencia física de mercancías y la señalada en el sistema, hay diferencias que siempre son molestas, entre otras fallas. Por lo tanto esos almacenistas no aportan mucho a su empresa, siendo ésta una causa muy importante de los problemas que señalé en los primeros renglones de este artículo.

Por lo general para el control de los inventarios, se establecen cantidades (stocks) máximos y mínimos para cada artículo, lo cual en teoría debería ayudar para evitar caer en faltantes y no excederse en sus existencias. Entonces ¿por qué siguen siendo frecuentes los faltantes y los inventarios excesivos? La razón es que se asignan máximos y mínimos fijos, determinados por la experiencia de alguna persona que conoce el nivel de movimiento de las mercancías en su almacén. Hoy en día, ese método ya no es funcional debido a que la demanda puede ser muy cambiante y lo que se vendía muy bien hace tiempo, ahora puede tener una escasa demanda de los clientes.

Todos sabemos que los gustos de las personas y la moda cambian, todo el tiempo aparecen nuevos productos que suplen a otros en el mercado. Es por ello que los máximos y mínimos en un almacén, deben estar determinados por la demanda real, y por lo tanto no deben ser establecidos por una persona aunque ésta tenga mucha experiencia.

En Capacitación efectiva somos especialistas en este tema, ofreciendo, nuestro servicio de Capacitación y Asesoría, titulado: Manejo efectivo de Almacenes e Inventarios. El programa más completo y accesible de entrenamiento para personal del almacén y encargados de Inventarios, en empresas de todo tipo de giros industriales, comerciales o de servicios.

El objetivo general de nuestro programa es que el personal del almacén proporcione un excelente servicio de resguardo adecuado, abastecimiento oportuno y un control estricto de materiales suficientes evitando caer en faltantes pero sin excesos de inventario.

Además para el Control de Inventarios, contamos con una alianza estratégica con BSDEV Sistemas, cuyo director general el Ing. Héctor Eduardo Maciel, cuenta con una amplia experiencia en el desarrollo de Sistemas ERP a la medida de las necesidades de cualquier negocio.

Juntos hemos diseñado un Módulo alterno de Control de Inventarios, que incluye todas las herramientas que para este propósito no proporcionan los sistemas comerciales como SAE, SAP, CONTPAQ, etcétera. Con nuestro módulo de Control de Inventarios su empresa contará con las siguientes ventajas:

· Stocks Máximos y mínimos variables de acuerdo a la demanda.

· Los parámetros de máximos y mínimos ya no son fijos, estarán definidos por una fórmula matemática, en función de sus necesidades.

· Puntos de re-orden variables también definidos por fórmula.

· Cantidad sugerida de compra para cada artículo.

· Clasificación periódica de mercancías en función de su demanda.

Sin mucha inversión su organización podrá contar en corto plazo con el apoyo de este módulo alterno, sin dejar de utilizar su sistema ERP, si se cuenta con alguno. Esto será de gran ayuda para los compradores, quienes hoy invierten mucho tiempo en cotejar existencias de materiales, verificar consumos y conocer la demanda de los clientes.

En resumen, nuestro servicio incluye la capacitación al personal, la asesoría a los directivos y el apoyo del software especializado del módulo alterno, podrán ayudarle a resolver de fondo los problemas del mal manejo de inventarios que tanto afecta a las finanzas de la empresa.

Hoy en día, después de la dura experiencia que nos dejó la pandemia del Covid-19, es fundamental hacer ahorros bien planeados para que su negocio se mantenga a flote ante la crisis económica que se presenta a nivel nacional e internacional. Esta es sin duda, una excelente opción de reducción de costos, una inversión 100% recuperable, con resultados a corto, mediano y largo plazo.

Puede llamarnos sin compromiso para hacerle una presentación personalizada de nuestros servicios y darse cuenta que hoy más que nunca la capacitación no es un gasto sino una inversión totalmente redituable.

León, Guanajuato, México. Mayo de 2020

Ing. Guillermo Hernández Barajas